En bref. La signature électronique existe en trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Seule la dernière bénéficie d’une présomption de fiabilité ; les deux autres restent valables mais laissent la charge de la preuve au signataire.
La question n’est donc jamais « est-ce légal », mais « qui devra prouver quoi en cas de contestation ». C’est ce raisonnement qui détermine le niveau à retenir document par document.
Les trois niveaux
| Niveau | Vérification d’identité | Effet probatoire |
|---|---|---|
| Simple | Faible : courriel, code reçu par SMS | Valable, mais preuve à la charge de celui qui l’invoque |
| Avancée | Renforcée : identité vérifiée, lien univoque au signataire | Valable, preuve plus solide |
| Qualifiée | Face à face ou équivalent, dispositif certifié | Présomption de fiabilité, équivalence à la signature manuscrite |
La colonne de droite résume tout : avec une signature qualifiée, c’est celui qui conteste qui doit prouver ; avec les autres niveaux, c’est celui qui s’en prévaut. La différence est décisive sur un contrat à fort enjeu.
Choisir le niveau
- Devis, bons de commande, validations internes : la signature simple suffit dans la plupart des cas.
- Contrats commerciaux, contrats de travail, baux : la signature avancée est un bon compromis.
- Actes à enjeu élevé, engagements importants, actes soumis à des exigences particulières : la signature qualifiée s’impose.
- Actes exclus : certains documents restent soumis à des formes particulières et ne peuvent pas être signés électroniquement dans n’importe quelles conditions.
Le point 4 mérite une vérification systématique : la matière comporte des exceptions, notamment en droit de la famille, en matière de sûretés personnelles et pour certains actes authentiques.
Ce qui fait la valeur de la preuve
- L’identification du signataire et son niveau de vérification.
- Le lien entre la signature et le document, qui rend toute modification détectable.
- Le consentement : le signataire a vu et accepté le document.
- Le dossier de preuve constitué par le prestataire : horodatage, journal des événements, certificat.
- La conservation de ce dossier pendant toute la durée utile.
Le quatrième point est celui qu’on néglige : un document signé sans son dossier de preuve perd l’essentiel de sa force. Le télécharger et l’archiver au même titre que le contrat lui-même est indispensable — sujet développé dans notre article sur le coffre-fort numérique.
Le cachet électronique
À distinguer de la signature : le cachet est apposé par une personne morale, non par une personne physique. Il sert à garantir l’origine et l’intégrité de documents émis en masse — factures, relevés, attestations.
C’est l’un des moyens admis pour garantir l’authenticité et l’intégrité d’une facture, alternative aux contrôles documentés de la piste d’audit fiable. Les deux approches peuvent coexister.
Choisir un prestataire
- Vérifier qu’il figure sur la liste de confiance des prestataires de services de confiance qualifiés lorsque le niveau qualifié est visé.
- Examiner le contenu du dossier de preuve fourni et sa portabilité.
- Vérifier la durée de conservation incluse et ce qui se passe à la fin du contrat.
- Tester le parcours de signature du point de vue du destinataire : un parcours complexe fait échouer des signatures.
- Contrôler l’existence d’une API si l’intégration est prévue, sujet traité dans notre article sur les API comptables.
Des référentiels et des visas de sécurité concernant les prestataires et les produits sont publiés par l’ANSSI.
La vérification d’une signature reçue
Recevoir un document signé ne dispense pas de le vérifier. Trois contrôles :
- Ouvrir le fichier avec un lecteur affichant l’état de la signature : valide, invalide, inconnue.
- Contrôler le certificat : identité du signataire, autorité émettrice, période de validité.
- Conserver le fichier signé dans son format d’origine, sans le réimprimer ni le réenregistrer — ces opérations détruisent la signature.
Le troisième point est la cause la plus fréquente de perte de valeur probante : un document signé puis scanné n’est plus qu’une image.
L’usage en comptabilité
- Lettres de mission et contrats de prestation.
- Procès-verbaux d’assemblée et décisions d’associé unique.
- Contrats de travail et avenants.
- Validations internes de dépenses, dans un circuit d’approbation.
- Attestations diverses émises par l’entreprise.
Ces usages prolongent la dématérialisation des documents et suppriment les allers-retours postaux qui retardent les dossiers de plusieurs jours.
Questions fréquentes
Une signature scannée a-t-elle une valeur ?
Une image de signature collée dans un document n’est pas une signature électronique. Elle ne garantit ni l’identité du signataire ni l’intégrité du document.
Faut-il le niveau qualifié pour un contrat de travail ?
Ce n’est pas exigé. Le niveau avancé, avec un dossier de preuve solide, répond à l’usage courant. Le qualifié se réserve aux enjeux les plus importants.
Combien de temps conserver le dossier de preuve ?
Au moins aussi longtemps que le document lui-même, et idéalement au-delà, le contentieux pouvant survenir tard dans la vie du contrat.
Peut-on signer depuis un téléphone ?
Oui, la plupart des solutions le permettent. Le niveau de vérification d’identité reste le critère déterminant, pas le support utilisé.
Conclusion
Le niveau se choisit sur un seul critère : qui supportera la charge de la preuve si le document est contesté. Reste une règle absolue — archiver le fichier signé dans son format d’origine avec son dossier de preuve, jamais une version réimprimée.