En bref. Une démarche de certification suit toujours le même enchaînement : diagnostic d’écart, construction du système, mise en fonctionnement, audit interne, revue de direction, audit de certification. Ce qui varie d’une organisation à l’autre, c’est le temps passé sur chaque marche.
La question posée en premier est presque toujours « combien de temps ? ». La bonne réponse dépend moins du référentiel visé que de deux facteurs : l’écart de départ, et la période pendant laquelle le système devra tourner pour produire des preuves.
1. Le diagnostic d’écart
Il compare, exigence par exigence, l’organisation telle qu’elle fonctionne au référentiel visé — voir ce que la norme exige réellement. Son livrable est un plan d’action hiérarchisé qui classe les constats en trois familles : ce qui manque totalement, ce qui existe mais n’est pas formalisé, ce qui est formalisé mais non appliqué.
C’est aussi à ce stade que se décide le périmètre de certification — un site, plusieurs sites, une activité, l’ensemble. Un périmètre trop large est la première cause de dérapage : il multiplie les processus à décrire, les personnes à sensibiliser et les preuves à produire.
2. La construction du système
Cartographie des processus, attribution des responsabilités, analyse des risques et opportunités, politique et objectifs, information documentée. L’erreur classique consiste à faire rédiger ce corpus par un consultant seul : le résultat est cohérent, complet, et inapplicable.
Nous écrivons avec les personnes qui tiennent le poste. C’est plus lent au démarrage et beaucoup plus rapide ensuite, parce qu’il n’y a pas de phase de « déploiement » d’un système que personne n’attendait.
3. La mise en fonctionnement
C’est l’étape la plus systématiquement sous-estimée, et la seule vraiment incompressible. Le système doit tourner assez longtemps pour produire ce qu’un auditeur viendra vérifier :
- des indicateurs renseignés sur plusieurs périodes, pas une extraction faite la veille ;
- des non-conformités enregistrées et traitées — un registre vide n’est pas un bon signe, c’est un signe que rien n’est remonté ;
- des actions correctives soldées, avec analyse de cause et vérification d’efficacité ;
- des preuves de compétence pour les postes qui l’exigent.
4. L’audit interne
Il doit couvrir l’ensemble du périmètre et être conduit par des auditeurs indépendants de l’activité auditée. Dans une structure de taille moyenne, cela suppose souvent de former plusieurs personnes pour qu’elles s’auditent mutuellement d’un service à l’autre. Voir audit interne ISO.
5. La revue de direction
Elle examine les résultats du système et décide. Une revue tenue pour la forme, sans décision ni allocation de ressources, est relevée en audit — le compte rendu est précisément ce que l’auditeur lira. Voir revue de direction.
6. L’audit de certification
Il se déroule habituellement en deux temps : un premier examen de la documentation et de l’état de préparation, puis un audit sur site du fonctionnement effectif. Les écarts relevés sont classés selon leur gravité et doivent être traités dans les délais fixés par l’organisme.
Point important : l’organisme certificateur est indépendant du conseil. Un prestataire qui propose à la fois d’accompagner et de certifier devrait vous alerter. Notre rôle s’arrête à la préparation et à l’accompagnement — voir la page certification ISO.
Le calendrier réel
| Étape | Ce qui détermine sa durée |
|---|---|
| Diagnostic | Taille, nombre de sites, disponibilité des interlocuteurs |
| Construction | Écart de départ ; l’existant non formalisé va plus vite que l’inexistant |
| Fonctionnement | Durée incompressible : il faut un historique d’application |
| Audit interne | Étendue du périmètre et nombre d’auditeurs formés |
| Revue de direction | Disponibilité de la direction, rien d’autre |
| Audit de certification | Planning de l’organisme choisi, à réserver tôt |
Deux conséquences pratiques. D’abord, la date d’audit se réserve bien avant d’être prêt, parce que les plannings des organismes sont contraints. Ensuite, il est inutile de vouloir compresser l’étape de fonctionnement : c’est elle qui fabrique les preuves.
Les ressources à prévoir
Une démarche mobilise un pilote interne — c’est la ressource critique — et du temps de la part des responsables de processus. Le budget externe, lui, comporte deux lignes distinctes qu’il faut chiffrer séparément : l’accompagnement, et le coût de l’audit facturé par l’organisme certificateur, qui dépend notamment de la taille et du nombre de sites.
Pour les organisations marocaines qui engagent une démarche en même temps qu’une structuration de leur gestion, l’articulation avec le conseil comptable et financier — par exemple avec un cabinet d’expertise comptable établi au Maroc — évite de conduire deux chantiers qui se croisent sans se parler.
Questions fréquentes
Peut-on viser plusieurs normes en même temps ?
Oui, et c’est souvent plus économique qu’en séquence : la structure commune permet de mutualiser une grande partie du système. Voir système de management intégré.
Faut-il choisir l’organisme certificateur dès le début ?
Pas dès le premier jour, mais tôt. Les plannings d’audit se réservent à l’avance, et certains secteurs imposent des organismes disposant d’une accréditation particulière. La consultation de plusieurs organismes en amont évite d’avoir à décaler la date d’audit.
Que se passe-t-il si des écarts sont relevés ?
C’est le cas le plus fréquent, y compris pour des systèmes solides. Les écarts sont classés selon leur gravité ; les plus sérieux doivent être traités et leur traitement vérifié avant la décision de certification. Un écart relevé n’est pas un échec, un écart ignoré en est un.
Que faire une fois le certificat obtenu ?
Continuer. Le certificat s’inscrit dans un cycle avec des audits de surveillance. Maintenir le rythme des audits internes, des revues de direction et du traitement des non-conformités est ce qui distingue un système vivant d’un système reconstitué avant chaque visite.
En résumé
Une certification ne s’obtient pas en écrivant vite : elle s’obtient en faisant tourner un système assez longtemps pour qu’il laisse des traces. Les démarches qui échouent sont presque toujours celles qui ont voulu sauter l’étape de fonctionnement. Le cadre général des normes de systèmes de management est présenté par l’Organisation internationale de normalisation.